Le persone che desiderano partecipare  devono mandare non piu’ tardi del 6 Aprile 2014 * all'organizzazione la loro adesione per e-mail riempendo il formulario allegato , dove è obbligatorio includere la foto di ogni pietra in esposizione con le misure (Larghezza-altezza-profondità)  della pietra stessa come pure della tavoletta o altro dispositivo come suiban-doban ecc., la loro classificazione, il luogo di origine,un haiku obbligatorio in relazione alla pietra ( tutte le lingue sono ammesse per l’haiku).

È inoltre indispensabile enumerare gli altri motivi estetici presenti nell'esposizione come Scroll (precisare l'altezza, grazie), piante di compagnia ed altro.
Ogni partecipante potrà esporre un massimo di quattro pietre : l'organizzazione si riserva tuttavia la possibilità di aumentare o diminuire il numero di pietre portate da ogni espositore  : non più tardi del 30 Aprile 2014 ogni partecipante riceverà una email definitiva col numero di pietre accettate dall'organizzazione e la scelta di alloggi e relativi prezzi nel nostro comune così come una cartina per trovarli : si prega di comunicare al piu’ presto la scelta dell’alloggio in modo che l’organizzazione possa effettuare la prenotazione al vostro posto .
Vi preghiamo di dare ad ogni pietra un numero di identificazione al quale faremo riferimento in ogni scambio di messaggi.

Le pietre accettate devono essere comprese nella classificazione ESA del 1996:

Le pietre saranno anonime, solamente il responsabile dell’esposizione saprà i nomi dei proprietari ed attribuirà loro un numero di esposizione progressivo a seconda della data della vostra iscrizione:
arrivando alla sala vi si darà dato un codice e delle targhette con tutti i dati delle vostre pietre: il primo sarà il numero della vostra pietra come l'avete iscritta, poi dopo un trattino gli altri due codici vi indicheranno l'area delle vostre esposizioni: attenzione, è molto probabile che le pietre non siano vicine tra di loro.